Cómo priorizar su tiempo y evitar distracciones | Consejos para mantenerse enfocado | Herramientas de productividad para una gestión eficaz del tiempo

Dwight Eisenhower.

El 34º presidente de los Estados Unidos.

Comandante supremo de las Fuerzas Aliadas en Europa durante la Segunda Guerra Mundial.



El hombre que lanzó programas que llevaron al inicio de la NASA, Internet y el Sistema de Autopistas Interestatales.

Un hombre ocupado.

Y a juzgar por sus acciones, un hombre que hizo uso eficaz y productivo del tiempo.

La estrategia de productividad más famosa empleada por Eisenhower se llama Caja Eisenhower, o una variación moderna - La matriz de prioridades.

Una herramienta simple para la toma de decisiones, la matriz de prioridades le permite mantener a raya las distracciones mientras lo mantiene enfocado en las tareas más importantes del día.

los matriz de prioridades Te permite:

  • Identificar de un vistazo lo que hay que hacer.
  • Mover tareas en función de su importancia o urgencia.
  • Tienen una visión de conjunto de dónde necesita enfocar su atención a corto y largo plazo.
  • Permanecer en la cima de todas tus listas de tareas pendientes.

Descargue una versión imprimible de alta calidad de la matriz de Eisenhower aquí.

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Que es
¿La matriz de prioridades?

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La Matriz de prioridades tiene dos dimensiones: la primera es importancia (importante / no importante) y el segundo es urgencia (urgente / no urgente).

Cada tarea se clasifica de acuerdo con estos cuadrantes y luego se trata de acuerdo con el cuadrante al que pertenecen.

Todas las tareas se dividen en estos 4 cuadrantes:

  • Importante y Urgente
  • No urgente e importante
  • No importante y urgente
  • No es importante ni urgente

Cuadrante 1: importante y urgente

Aprendiendo a concentrarse en lo esencial es la clave del éxito.

Aprender a manejarse a sí mismo y a administrar su tiempo: eso es lo que distingue a los exitosos de los que se ponen al día con el tiempo. Son tareas que tienen una fecha límite y un alto retorno de la inversión.

¡Solo necesitan terminar!

Obviamente, debemos hacer las tareas de este cuadrante porque son importantes y debemos hacerlas primero porque son urgentes. Por lo general, si tenemos poco tiempo, primero debemos hacer estas tareas.

A veces, no tenemos otra opción, pero dejar que las cosas lleguen a este punto tiene un efecto negativo en nuestro desempeño y calidad de vida.

  • Plazos importantes - Si su empresa se está preparando para el lanzamiento de un producto, es necesario abordar de inmediato cualquier tarea asociada con el lanzamiento.
  • Crisis - La vida está llena de sorpresas inesperadas. Hay situaciones que no podría haber planeado ni siquiera con previsión. ¿Qué califica como crisis? Cualquier tarea que sea crucial en el tiempo con consecuencias significativas.
  • Familia - Si es padre, cualquier tipo de actuación o juego en el que participe su hijo debe estar en esta categoría. Especialmente si se requiere algo de preparación (viajes nocturnos, por ejemplo).
  • Preparativos de última hora - Un examen que consume su atención, una presentación que surgió más rápido de lo esperado o una oportunidad comercial inesperada pueden caer en este cuadrante.

El peligro aquí es que pensamos que muchas cosas entran en esta categoría cuando no lo hacen, en realidad deberían caer en el urgente y no importante categoría.

Pregúntese si la tarea en cuestión es urgente e importante. Cualquier tarea que tenga implicaciones financieras para su empresa tendrá prioridad sobre una consulta de servicio al cliente.

matriz de eisenhowerCuadrante 2: importante y no urgente

Abordamos las tareas en este cuadrante después lidiar con las tareas del cuadrante 1.

Las tareas del cuadrante 2 no son urgentes, pero aún requieren atención. Si se ignoran, pasarán al cuadrante 1. Es mejor abordar estas tareas antes de que se conviertan en urgente e importante.

¿Por qué?

Porque hay dos problemas con las tareas del cuadrante 1: tienen un límite de tiempo y pueden causar estrés y preocupación y afectar la calidad de nuestro trabajo.

  • Tareas mundanas - La preparación de informes semanales es una tarea que puede percibirse como mundana. Es fácil dejarlos para más tarde. Si no hacemos nada, en una semana esta tarea se volverá importante y urgente. Prepare un plan para esas tareas para abordarlas en el momento adecuado.
    Este plan puede incluir pasos como recopilar datos, pedirle a un colega su opinión, escribir un borrador, editar el borrador, enviárselo a nuestro jefe, fijar una hora para la presentación y presentarlo.
  • Salud - Comer sano y hacer ejercicio son vitales para tu salud. No espere a que el médico le diagnostique.
  • Relaciones - Mi amigo Jordan presagio habla sobre cavando el pozo antes de tener sed. Invierta en cualquier tipo de relación antes de tener que pedirle un favor a esa persona.
  • Autodesarrollo y descansar están en la categoría de no urgentes pero son muy importantes.

Si no nos ocupamos de las tareas del cuadrante 2, nos encontraremos en una situación en la que tenemos poco tiempo. El resultado: estamos estresados, trabajamos hasta altas horas de la noche y producimos pésimos resultados.

Entonces, El cuadrante 2 (importante y no urgente) merece una atención seria.

q3 matriz de eisenhowerCuadrante 3: urgente y no importante

Este es el cuadrante más engañoso. Después de todo, ¿por qué deberíamos preocuparnos por tareas que no son importantes?

¿Qué hace que estas tareas sean urgentes? Muchas veces otras personas intentan obligarnos a hacer frente a estas tareas.

Son ladrones de tiempo. La forma de reducir este problema es simplemente proteger su tiempo.

Por ejemplo, si alguien insiste en hablar con usted en persona de inmediato y eso significa que necesita viajar fuera de su oficina, averigüe por qué esa reunión es tan urgente. Tal vez puedas tener una llamada telefónica en su lugar, y tal vez esa persona esté en tu área la próxima semana.

Hay distracciones que saltan frente a nosotros diciendo, 'dame atención', estos son fuegos que realmente no te importará si se queman.

  • Social media es uno de los mayores culpables de distraer nuestro enfoque. Debe tener una representación en las redes sociales, pero limite su tiempo, programe sus publicaciones y, si puede, consiga que otra persona administre sus cuentas sociales comerciales.
  • Amigos pidiendo favores - Situaciones disfrazadas de emergencia pueden, en realidad, esperar su atención. Sea disciplinado al decir no a lo que parece una falsa alarma.
  • Actividades sociales - Con moderación, las actividades sociales (ceremonias, fiestas, reuniones) añaden equilibrio a nuestra agitada vida moderna. Estas son tareas que probablemente no debería hacer a menos que no tenga nada más que hacer.

No gaste su energía en tareas que no son urgentes ni importantes. perderán su tiempo.

En cuyo caso, lo mejor para ti es adquirir un pasatiempo o hábito que te beneficie a largo plazo. Medite, haga ejercicio, aprenda un nuevo idioma o instrumento, cualquier cosa que estimule y mantenga su interés.

q4 matriz de eisenhowerCuadrante 4: ni urgente ni importante

Las tareas de este cuadrante pueden convertirse en una gran pérdida de tiempo. Cuando identifique una tarea en ese cuadrante, intente cancelarla. Si no puede eliminarlo por completo, trate de minimizar el tiempo que dedica a esa tarea. Comience a mantener una lista de 'cosas que no debe hacer' y evite ocupar su tiempo con tareas que no tienen un propósito real en su día.

  • Netflix - Ver programas de televisión y películas en línea parece una distracción agradable. Estos son Perdedores de tiempo que no están planeados. Lleve un registro de cuánto tiempo dedica a tareas que no son urgentes ni importantes.
  • Servicios de mensajería y mensajes de texto - Si se puede decir en una llamada telefónica rápida, elija ahorrar tiempo en lugar de enviar varios mensajes de texto de ida y vuelta.

Si todas sus tareas encajan en este cuadrante, ¡felicidades, está viviendo una vida de ocio!

Ahora, eso no es una realidad para la mayoría de nosotros. Sin embargo, las tareas que clasificamos como no urgentes ni importantes son las más fáciles de completar. Completarlos nos da una sensación de logro.

Supervise cada cuadrante con atención. Si es necesario, divida cada una de las tareas principales en subtareas.

Empiece las tareas a tiempo, incluso si no parecen urgentes ahora. De lo contrario, gastará mucho esfuerzo con resultados cuestionables…. mantenerse al tanto de sus tareas resultará en un buen desempeño mientras se mantiene una buena calidad de vida.

Un gráfico útil es un gráfico de actividades de gestión del tiempo diario combinado con una matriz de prioridades. La belleza de la matriz de prioridades es que muchas de estas tareas se pueden intercambiar según las estaciones de su vida.

Recuerda - lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante. -Dwight Eisenhower

¿Cómo hacer tu propia matriz de prioridades?

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