Etiqueta en las reuniones 101: lleve a cabo reuniones eficaces con estos 10 consejos

'Siempre me siento lleno de energía después de las reuniones de equipo'.

Sí ... alguien de mi equipo realmente dijo eso.

Caballeros, TODOS son capaces de dirigir reuniones que llenen de energía a las personas y obtengan resultados increíbles.



No es un regalo misterioso. Es una habilidad que se aprende.

Si no lo aprende, pasará muchas horas incómodas mirando caras aburridas ... o peor aún, caras ENOJADAS. Y sentirás que estás atravesando melaza para hacer cualquier cosa.

Aprendí de la manera más difícil ... He dirigido miles de reuniones en mi vida. Todo lo que necesitas hacer es seguir leyendo.

(vídeo)

1. ¿Realmente necesita una reunión?

¿Lo que hará que la gente odie sus reuniones? Tener reuniones que no son necesarias. No solo está perdiendo su propio tiempo, está perdiendo el tiempo de todos.

Pero, ¿cómo sabe cuándo necesita una reunión? Harvard Business Review creó un árbol de decisiones para ayudarlo a decidir.

En primer lugar, ¿ha pensado usted mismo en la situación? Si no es así, programe un tiempo de pensamiento estratégico, solo para usted. Incluso si aún necesita una reunión después, podrá decirles a todos claramente cuál es la situación y qué desea lograr.

Si lo ha pensado bien, pregúntese si realmente necesita aportaciones externas para progresar. ¿Puedes manejarlo tú solo? Luego programe un tiempo para hacer el trabajo.

Si necesita información externa, ¿debe ser una conversación en tiempo real? Si no es así, envíe un correo electrónico. Y si necesita una conversación en tiempo real, ¿debe ser cara a cara? De lo contrario, puede usar el chat, llamar o programar una videoconferencia.

Si decide que debe ser una conversación cara a cara & hellip; boom, programe esa reunión.

2. Decidir con qué frecuencia deben realizarse las reuniones

Hay dos razones para reunirse: mantener el impulso o cambiar de rumbo. Por 'cambio de rumbo' me refiero a cosas como patadas iniciales, retrospectivas, reuniones de emergencia, sesiones de planificación, talleres, ventas y negociaciones. Todas esas son ocasiones para una reunión única.

Para mantener el impulso, necesita reuniones periódicas, pero ¿con qué frecuencia? Reunirse con demasiada frecuencia y es una pérdida de tiempo. No lo suficiente y el trabajo se resiente.

Tengo reuniones de equipo frecuentes para que todos conozcan la 'intención del comandante', un término que aprendí en la Infantería de Marina.

Significa el enfoque del panorama general, hacia dónde nos dirigimos como equipo. Si desea que su equipo trabaje en conjunto para mover un tronco pesado, deben saber en qué dirección moverse, o todo lo que obtendrá es un caos agotador.

Puede que las reuniones semanales no sean suficientes, especialmente si su equipo trabaja de forma remota y las prioridades cambian rápidamente. Me reúno con todo mi equipo dos veces por semana y con mis gerentes DIARIAMENTE; toma menos tiempo que alguien que pierde una semana con el enfoque equivocado.

En caso de duda, puede utilizar el matriz de prioridades para decidir. Es el tema de la reunión:

  • ¿Importante y urgente? Reunirse a diario.
  • ¿Importante y no urgente? Reúnase con regularidad pero con menos frecuencia.
  • ¿Urgente y no importante? Tener una reunión única.
  • ¿No es importante o urgente? No se reúnan, envíe un correo electrónico.

3.Asegúrese de que todos sepan el propósito de la reunión

En uno de mis libros favoritos, Essentialism de Greg McKeown, habla de un ejercicio de capacitación gerencial donde los equipos compitieron para resolver un problema. Se dio cuenta de que un equipo no estaba llegando a ninguna parte, por lo que preguntó: '¿Qué pregunta estás tratando de responder?'

Nadie en el equipo pudo decírselo.

Una vez que los obligó a resolver la cuestión, el equipo rápidamente encontró una solución y ganó la competencia por completo.

Conclusión: no asuma que todos conocen el propósito de la reunión. Dígales explícitamente o pídales que se lo digan a usted. Si tiene reuniones regulares, vale la pena repetirlo de vez en cuando.

4. Tenga una buena actitud

En cualquier reunión (ya sea que la esté llevando a cabo o no), está aquí para cumplir el propósito de la reunión. Eso significa:

  • estar a tiempo
  • prestar atención
  • estar dispuesto a hablar Y dispuesto a escuchar en silencio
  • tratar las contribuciones de otras personas con respeto
  • ser positivo y enérgico
  • tomando la iniciativa
  • asumir la responsabilidad y la propiedad, incluyendo ser dueño de tus errores.

Dé el ejemplo de la actitud que desea que tenga su equipo y guíelos en la dirección correcta.

Por ejemplo, mantengo las reuniones de mi equipo positivas dando vueltas al grupo y pidiendo a cada persona que nos cuente una victoria que hayan logrado la semana pasada. No lo hago todo el tiempo, solo lo suficiente para crear un clima en el que la gente se enorgullezca de sus éxitos en lugar de insistir en sus fracasos.

5. Reuniones cara a cara vs. Llamadas de conferencia

Las reuniones cara a cara son las mejores para la vinculación del equipo, el compromiso y toda la comunicación no verbal que tiene lugar a través de lenguaje corporal.

Sala de Reuniones

Sin embargo, si su equipo no trabaja todos en el mismo lugar, hacer que viajen a muchas reuniones cara a cara es una pérdida de tiempo y dinero, y si están ubicados en todo el mundo como mi equipo, es simplemente imposible . Todas nuestras reuniones son virtuales.

Para las reuniones virtuales usamos Zoom y espero que todos tengan sus cámaras encendidas. Las reuniones de solo audio ponen en riesgo a las personas 'llamar por teléfono' y no concentrarse. Sin embargo, encuentro que las reuniones telefónicas 1: 1 son una excelente manera de usar el tiempo mientras conduces.

A las personas tímidas les puede ir mejor en el chat de texto porque pueden 'esconderse detrás de la pantalla' y tener tiempo para pensar qué decir.

Mi equipo de contenido tiene un chat grupal de Skype donde pueden hablar entre ellos en cualquier momento. Tiene la ventaja de ser más inmediato que el correo electrónico, pero menos inmediato que una reunión formal, con miembros del equipo en zonas horarias muy diferentes entrando y saliendo de la conversación.

6.Asegúrate de que todos sean escuchados

Google pasó 3 años investigando a sus equipos de mayor rendimiento; lo llamaron 'Proyecto Aristóteles'. Descubrieron que los mejores equipos tenían 2 cosas en común:

  • Todos hablan
  • Todos se sienten seguros para hablar sobre sus desafíos y preocupaciones ('seguridad psicológica').

Aquí tienes un consejo para asegurarte de que todos interactúen. Tenga una lista con los nombres de todas las personas en la reunión y marque cuando cada persona hable.

Para que la gente tranquila hable, en lugar de pedir sus ideas, pregunte por sus reacciones: 'Hola Bob, ¿qué piensas de lo que Alice acaba de decir?'

Esto modela para su equipo que la opinión de todos es importante. Si la reunión es lo suficientemente pequeña, no la finalice hasta que tenga una marca de verificación junto al nombre de todos.

Reunión cara a cara

Mi consejo para crear seguridad psicológica es aún más simple. Si alguien presenta una inquietud, no lo critique, agradézcale. Lo mismo si alguien te dice que cometió un error o que está luchando con algo. Agradézcales públicamente por tener el valor de ser honestos. Descubrirás que sabrás mucho más sobre lo que sucede en tu equipo.

7. ¿Cuándo es el mejor momento para celebrar una reunión?

YouCanBookMe, una empresa británica que crea aplicaciones de programación para empresas, analizó más de 2 millones de respuestas para responder a esta pregunta. ¿Su hallazgo?

La hora ideal de encuentro es el martes a las 14.30 h.

¿Por qué? No es demasiado tarde (ni en el día ni en la semana) para que la gente no esté demasiado cansada. Y no es demasiado temprano: los lunes y las primeras horas de la mañana son momentos de máxima productividad, y los trabajadores se sentirán frustrados si se corta en eso.

Entonces, no hay nada mágico en las 2.30 de un martes, pero apunte a algún lugar a la mitad del día y a la mitad de la semana.

8. ¿Cuánto tiempo debe durar una reunión?

Las investigaciones muestran que los niveles de atención disminuyen rápidamente cuanto más dura la reunión, especialmente después de 30 minutos. Entonces, antes de programar una reunión larga, eche un vistazo al porcentaje de personas que seguirán prestando atención al final:

Después de 0-15 minutos: 91%
Después de 15-30 minutos: 84%
Después de 30-45 minutos: 73%
Después de más de 45 minutos: 64%

Si pasa de 30 minutos perderá más de una cuarta parte de su audiencia. (Y es posible que usted también pierda la concentración).

Si realmente necesita mucho tiempo, programe descansos o realice una serie de reuniones más breves.

enviar mensajes de texto en reuniones

Parece que perdiste a este chico ... haga clic aquí para saber por qué las reglas de etiqueta moderna PROHÍBEN esto.

9. Sepa cómo hacer una buena agenda de reuniones

Una buena agenda hace que sea más fácil mantener el rumbo y también tomar minutos efectivos.

Crea tu agenda temprano. Compártelo con las personas con anticipación y hazles saber si necesitan preparar algo. De esa manera, todos estarán listos para comenzar a trabajar para una reunión productiva.

En su agenda, indique claramente el propósito de la reunión en la parte superior.

Luego, coloque los elementos en orden de prioridad, divídalos en puntos clave y deje en claro si es necesario tomar una decisión sobre alguno de ellos.

Asegúrese de permitir suficiente tiempo para cada elemento, más tiempo adicional al final para responder preguntas y evaluar la reunión para que pueda mejorar el proceso.

10. Sepa cómo manejar los conflictos en las reuniones

Si sabe que existe un riesgo de conflicto, establezca algunas reglas de reunión para mantener el orden (y asegúrese de hacerlas cumplir). A continuación, se muestran algunos ejemplos:

  • Levanta la mano antes de hablar.
  • Solo una persona puede hablar a la vez.
  • El presidente puede resumir lo que se ha dicho para asegurarse de que todos comprendan.
  • Se invitará a todos a contribuir, para que nadie pueda hacerse cargo de la discusión.

Tenga cuidado con los signos no verbales de conflicto.

¿Alguien está poniendo los ojos en blanco o está haciendo otras expresiones de desacuerdo? ¿Se están pasando miradas, susurros o notas significativas entre los miembros del equipo (posiblemente obteniendo apoyo para una confrontación)? ¿Alguien está mirando a alguien más, quizás tratando de intimidarlos?

conflicto en la reunión

Si detecta estos signos, elimine el conflicto de raíz:

  • Despersonalizar: conviértase en CON LO QUE la persona no está de acuerdo. en lugar de con QUIÉN no están de acuerdo.
  • Cuestionar: si a las personas no les gusta algo, pídales que expliquen lo que les gustaría.
  • Reducir la amenaza percibida: los conflictos a menudo surgen de personas que se sienten amenazadas. Por ejemplo, ¿alguien podría asegurarse de que su trabajo es seguro?
  • Organizar una reunión para discutir el tema más tarde, con solo las personas directamente involucradas (una reunión de grupo grande no es el lugar para hablar sobre temas personales sensibles).

Finalmente, acepta que no puedes complacer a todos todo el tiempo. Si el conflicto se ha manejado de manera justa y alguien aún no está feliz, no lo tome como algo personal ... incluso si la persona que no está feliz es usted.

Bonificación: no tenga miedo de terminar una reunión antes

El hecho de que haya programado media hora no significa que tenga que llenarla.

Si una reunión tiene que terminar antes debido a problemas técnicos, debe programar una hora para finalizar la reunión. Pero si realmente terminaron y nadie tiene preguntas relevantes… denles una palmadita en la espalda por tener una reunión eficiente y terminen ahí mismo.

Ahí lo tiene: siga estos 10 consejos y será conocido por llevar a cabo excelentes reuniones que realmente hacen las cosas. Recuerda:

  • Calcule si realmente necesita una reunión
  • Decida con qué frecuencia deben ser sus reuniones periódicas
  • Asegúrese de que todos sepan el propósito de la reunión.
  • Ten buena actitud
  • Decide entre cara a cara, video, teléfono y chat
  • Asegúrese de que todos sean escuchados y se sientan seguros para hablar con sinceridad.
  • Programe reuniones a la mitad del día y de la semana; lo ideal es el martes a las 2.30
  • Que sea breve
  • Haz una buena agenda con anticipación
  • Sepa cómo manejar los conflictos
  • No tenga miedo de terminar la reunión antes

Ahora hemos cubierto eso, ¿sabías hay 5 tipos diferentes de reuniones?

Es casi seguro que no pienses en todos estos como reuniones… pero saber cómo presentarte en cada uno podría cambiar el curso de tu vida. Haga clic aquí para ver los 5 tipos diferentes de reuniones y cómo vestirse para ellos.